AttualitàQuando lo chef dà i numeri

Gestire un ristorante con la relativa cucina non è cosa facile. Fino a questo punto, nei vari articoli precedenti, abbiamo visto come sia possibile contenere i costi e fare in modo che il cliente paghi sempre il giusto prezzo per ciò che riceve nel piatto. Abbiamo anche analizzato il menu e capito come ricavarne il massimo profitto… ma non basta. Occorre essere efficienti anche quando si accolgono i clienti e soprattutto saper amministrare il loro flusso all’interno del locale.

Gestione ottimale

Il ristorante è un’impresa commerciale complessa e gestire la sua capienza massima può porre dei problemi, soprattutto in determinati orari della giornata e periodi dell’anno. In particolare, è necessario trovare un equilibrio fra la massima capacità disponibile e la capacità ottimale d’occupazione, la soddisfazione del cliente e la produttività dello staff, fra i coperti disponibili e la capacità produttiva della cucina.

Gestire bene un ristorante significa soprattutto identificare i periodi più critici dell’anno per la produzione dei cibi (stagione) e prevedere i volumi per acquistare oculatamente le materie prime; prevedere per tempo l’ingaggio del personale e rendere costante la qualità del servizio; infine, eliminare sprechi e tempi morti.

Bilanciare le esigenze

Il rapporto fra domanda e offerta va organizzato in base alle capacità effettive del ristorante. In particolare, se la richiesta è troppo alta sarà bene comunicare ai clienti i giorni di maggiore afflusso così da distribuire la richiesta, offrire incentivi nei periodi di minor affluenza, ricaricare a prezzo pieno. Se, invece, la richiesta è troppo bassa sarà consigliabile modificare l’orario di apertura, offrire sconti o attuare promozioni, oppure modificare l’offerta per attrarre nuovi segmenti di mercato (ad esempio, offrire un servizio più rapido a pranzo, con buffet per accelerare i tempi di servizio).

Per potenziare la flessibilità del ristorante rispetto alle esigenze di mercato, nella situazione di una richiesta alta sarà bene assumere personale part-time o extra, estendere i tempi di produzione, migliorare le infrastrutture, creare sinergie fra il personale. Al contrario se la richiesta è bassa occorrerà pianificare le ferie, programmare la manutenzione della struttura, organizzare training per il personale, rivedere l’organico del ristorante.

Il valore dell’accoglienza

Un altro aspetto da non trascurare è la gestione dell’accoglienza dei clienti e soprattutto la loro attesa prima di sedersi al tavolo. La cucina e l’organizzazione del ristorante può trarre vantaggi da una buona organizzazione dell’afflusso. Il ristoratore  a questo scopo dovrà avvalersi di una buona politica di prenotazioni (software); ove non fosse possibile, si potrà ricorrere a diversi stratagemmi per ottimizzare l’attesa del tavolo. L’attesa senza fare nulla, infatti, risulta sempre molto lunga, occorre pertanto trovare dei “diversivi” per i clienti: farli accomodare al bar, presentare il menu e prendere l’ordine mentre sorseggiano un aperitivo (offerto). Ma è importante anche informare i clienti sui tempi di attesa (corretti) – perché l’ansia può rendere la situazione snervante – e cercare di rendere confortevole l’attesa, tenendo sempre presente che i clienti sono più propensi ad accettare lunghe attese se il servizio e la cucina sono di alto livello.

Analisi e strumenti

Nel mondo degli affari tutto può essere misurato: è l’unico modo per sapere dove intervenire e il reddito (Revenue) in particolare va sempre monitorato e sulla base di parametri specifici all’impresa considerata. Così come gli hotel mettono in vendita camere le cui tariffe vengono opportunamente modificate in base al livello di domanda o alla durata di soggiorno, i ristoranti possono offrire differenti menu a prezzi diversi in base all’andamento delle prenotazioni o in base alle statistiche sulle persone che si prevedono per pranzo/cena. È abbastanza comune l’esempio di ristoranti che durante i periodi di bassa affluenza si propongono con happy hour, con menu dinner a prezzi ribassati in orari “scomodi”. Oppure in periodi di alta domanda è frequente imbattersi in menu caratterizzati da portate ad alta profittabilità e relativa velocità di preparazione.

Lo strumento fondamentale per condurre una prima analisi della domanda è il RevPASH, acronimo di Revenue Per Available Seat Hour, traducibile con fatturato per posto disponibile per tempo. Esso ci consente di conoscere il volume d’affari del ristorante in base al numero dei coperti disponibili e all’orario di apertura. Nel calcolo rientrano solo i tempi di apertura del ristorante che vanno dal ricevimento del cliente fino allo sbarazzo completo del tavolo, non vanno inclusi quelli di preparazione della cucina e della mise e place del servizio.

Questi dati ci consentono di calcolare con esattezza la capacità massima del ristorante, come dimostra questo esempio pratico:

Numero di coperti

Tempo di apertura: 4 ore, equivalenti a 240 minuti

Tempo medio del ciclo di servizio: 60 minuti

Esempio:

70 coperti x 240 minuti / 60 minuti =

280 coperti

La capacità massima del ristorante può essere calcolata in questo modo e dobbiamo tenere conto che se il tempo medio del ciclo di servizio cresce o diminuisce, la capacità cala o aumenta. La formula da applicare quindi è: 

 

(Numero coperti disponibili x Ore di servizio) / Tempo medio del ciclo di servizio

 

In maniera analoga è possibile stabilire il rapporto di capacità del ristorante, ossia la percentuale di occupazione media verso la capacità massima di occupazione e il rapporto di capacità può essere cosi calcolato con i seguenti dati:

Occupazione media: 150 coperti nelle 4 ore di apertura

Capacità massima: 280 coperti

Esempio:

150 (occupazione media) / 280

(capacità massima) x 100 = 53,57%

La formula è la seguente:

 

(Numero coperti effettivi / Capacità massima coperti) x 100

 

Parametro fondamentale

Il RevPASH è una misurazione essenziale delle performance di un ristorante. Calcolare un RevPASH unico per tutto il servizio (come in questo caso) permette di avere in termini statistici un utile raffronto tra i vari giorni della settimana. Per quanto riguarda le modalità di calcolo un esempio pratico su un ipotetico ristorante può aiutare a chiarirci le idee:

Numero coperti: 55

Tempo di apertura: 5,5 ore

Incassi giornalieri: 9500

RevPASH: 9500 / (55 x 5,5) = 31,40

La formula in questo caso è:

 

Daily Revenue / (Capacità del ristorante x Ore o Fasce di servizio)

 

Ora calcoliamo il RevPASH di un ristorante di livello medio/alto, dove invece sarebbe utile sapere, ad esempio, in quale ora risulta più opportuno applicare degli sconti o rendere non ordinabili portate a bassa contribuzione e che possa dirci qualcosa sulle strategie da adottare nel corso dello stesso servizio (come, ad esempio, la riduzione della durata del servizio, che per il ristoratore rappresenta una variabile rilevante dal punto di vista economico).

Ecco i dati che abbiamo a disposizione:

Numero coperti: 55

Tempo medio del ciclo di servizio: 70

Orario di apertura: 12:30-15:00

/ 19:30-22.30 (5,5 ore – 330 minuti)

Average check: € 35,60

Capacita massima di coperti:

5 coperti x 330 minuti / 70 = 259,29 coperti

RevPash

259,29 x € 35,60 = € 9230,72

€ 9230,72 / 55 x 5,5 = 30,51

Se il tempo medio del ciclo di servizio si riducesse a 60 minuti, il nuovo RevPASH sarebbe più elevato.

Chiave del successo

Per concludere, ogni ristorante è un organismo simbiotico, ne fanno parte i cuochi e i camerieri, lo chef, il manager e l’anello più importante di tutta la catena: il cliente, per il quale l’intero personale esiste e lavora. È il cliente a determinare la cucina e il servizio di un ristorante, quindi individuare i principali motivi di interesse della clientela nei ristoranti rappresenta in ultima analisi la chiave del successo. Chiave del successo che si può riassumere nella qualità della cucina, nella velocità del servizio, nella scelta di un posto amichevole, nella pulizia, nella scelta del menu, nell’atmosfera e, infine, nel prezzo di vendita.