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In questo articolo voglio cercare di darvi alcuni consigli utili per aiutarvi in un compito tanto ingrato quanto fondamentale che ogni buon imprenditore è chiamato a espletare periodicamente: stilare il budget. Il budget è la bussola di chiunque faccia impresa. Ogni mossa o cambiamento, infatti, deve essere approvato o respinto da questa feroce bestia mitologica composta da fogli Excel.

Va da sé che, avendo così tanto potere, redigere il budget in maniera corretta è molto importante.

Ciò che ci circonda

Per prima cosa, si dovrebbe analizzare in profondità quello che succede intorno alla nostra azienda. Ad esempio: si viene a sapere che fra un mese ci saranno dei lavori sulla strada in cui si trova il locale, per cui il comune dirotterà la fermata dell’autobus che abbiamo di fronte. Quella fermata dell’autobus, da sola, genera 50 caffè al giorno; quindi, se la fermata viene spostata per 20 giorni, si dovrà prevedere nel budget mensile quella perdita di fatturato. Per ottimizzare la perdita, però, si potrebbe decidere di far smaltire due ore al giorno di permesso accumulato al personale.

Allo stesso tempo, è importante rimanere aggiornati sugli eventi che avvengono sul territorio. Questo ci permetterà di imbastire strategie, azioni commerciali e di marketing in grado di massimizzare gli inusuali picchi di presenze, chiaramente tenendo sempre conto anche dei potenziali costi di tali iniziative.

Operativo, finanziario, di investimento

Il budget, poi, andrebbe diviso in tre parti: operativa, finanziaria e di investimento. Il budget operativo dovrebbe rispondere alle seguenti domande: quanti coperti si prevedono? Qual è il ricavo medio? Per iniziative particolari il ricavo medio sarà superiore o inferiore? Quale sarà il costo del personale? Quale sarà il food cost e beverage cost? A quanto ammonteranno gli altri costi (utenze, affitto, tasse del suolo pubblico, ecc.)?

Nel budget finanziario, invece, si dovrebbero conteggiare, tra gli altri, la scadenza di eventuali rate del mutuo, l’iva e la cadenza del pagamento dei contributi. Nelle zone balneari, per esempio, la stagione inizia ad aprile, per cui si dovrà rivedere il budget finanziario per incrementare le forniture nei magazzini. Tutto questo va previsto a seconda degli incassi stimati: c’è liquidità sufficiente per farlo?

Infine, la parte del budget dedicata agli investimenti: se l’anno prossimo volessimo rinnovare lo spazio esterno del locale, si dovrà mettere in conto il costo della pedana, degli ombrelloni, dei tavoli nuovi, ecc.

Con i piedi per terra

Per concludere, vorrei dare un consiglio spassionato: meglio non fare voli pindarici, ma essere attenti e misurati. Quando si redige un budget, questo dovrebbe essere il più reale possibile. Per una volta, mi sento di dire che è meglio pensare in negativo, piuttosto che essere troppo ottimisti. Certe aspettative di fatturato, infatti, vanno supportate con investimenti e costi. Faccio un ultimo esempio proprio per suffragare la mia tesi: se si è deciso di investire nell’organizzazione di matrimoni e si preventivano “a naso” 30 cerimonie nei prossimi tre mesi, si dovrà necessariamente assumere un altro cuoco al costo di circa 2800€euro costo azienda. Se a fine trimestre, invece, i matrimoni saranno solo 10, quella spesa sarà stata fallimentare. L’ottimismo va bene, ma quando si parla di budget è sempre meglio stupirsi che bruciarsi.